FAXがなくならない業界のDX化に不可欠なシステムについて

現在、多くの業界でデジタルトランスフォーメーション（DX）が進行中ですが、いまだにFAX（ファクシミリ）を利用し続けている業界が存在します。特に、製造業や医療業界、金融業界などでは、FAXがなくならない理由が複雑に絡んでおり、完全なデジタル化が進まない背景には、歴史的な慣習や法的要件、セキュリティの問題などがあるためです。しかし、これらの業界もDX化が進むことで、効率化やコスト削減、業務の迅速化が期待されています。この記事では、FAXが必要な業界の現状を理解したうえで、それらの業界におけるDX化に欠かせないシステムについて探求します。

1. FAXがなくならない業界の現状

1.1 医療業界

医療業界では、患者情報や診療に関する文書のやりとりにおいて、FAXが広く使われています。例えば、病院間での紹介状や処方箋、医療機関間での検査結果の送信などです。理由としては、以下の点が挙げられます。

• 法的規制と医療情報の機密性: 医療業界では、患者情報を守るために厳しい法規制があります。HIPAA（アメリカ合衆国の健康保険の携行性と責任法）や日本の医療情報の取扱いについてのガイドラインでは、医療情報の安全性が重視され、FAXはその比較的安全性から使用され続けています。デジタル化するためには、同等のセキュリティを確保する必要があります。
• 相手先との互換性: 多くの医療機関はまだFAXに依存しており、相手先がデジタル化されていない場合、FAXでのやり取りが避けられません。

1.2 製造業

製造業でもFAXは依然として多く利用されています。特に、発注書、納品書、見積書などの取引文書のやりとりに利用されています。理由としては以下の点が挙げられます。

• 取引先のデジタル化の遅れ: 製造業の多くの取引先やサプライヤーが、まだFAXを使っている場合が多いため、デジタル化が進んでいない業界では、FAXの使用を続けざるを得ません。
• 信頼性とトラブル回避: FAXでの送信は、送信後に受信確認ができるため、トラブルが少ないという点が大きな魅力です。

1.3 金融業界

金融業界においても、FAXは一定の役割を果たしています。特に、契約書類や確認書、重要書類の送受信においてFAXが使われています。

• 法律的な観点: 契約書など、特定の法的な文書についてはFAXでの送信が法的に認められている場合もあります。これにより、従来のプロセスを踏襲することが求められ、FAXが必要とされます。
• セキュリティと信頼性: 金融業界では取引先のセキュリティが非常に重要です。FAXを用いることで、送信過程でのデータ漏洩を防ぎ、セキュリティリスクを減少させることができます。

2. DX化を進めるために不可欠なシステム

FAXが依然として重要な役割を果たしている業界でも、デジタル化（DX）が進んでいく必要性があります。特に、デジタル化においては、セキュリティ、互換性、効率性を重視したシステムが不可欠です。以下に、FAXが必要な業界でDX化を進めるために必要なシステムを紹介します。

2.1 FAXのデジタル化と統合システム

FAXは、基本的にはアナログ技術ですが、これをデジタル化することで、データ管理やセキュリティの強化が可能になります。これにより、既存のFAX依存から脱却しつつも、FAXとの互換性を保持したまま業務をデジタル化することができます。

FAXサーバーシステムやFAX-to-Emailシステムは、FAXとメールの統合を進めるために重要です。これらのシステムでは、FAXで送受信した文書を電子データとして管理し、メールシステムと連携することが可能になります。これにより、紙での管理が不要になり、より迅速な情報共有が可能になります。

• FAX-to-Emailシステム: FAXで送られた文書を受信した際に、その内容を指定されたメールアドレスに転送する仕組みです。これにより、FAX機を使わずにメールでデジタル文書として送受信することができ、FAXの使用頻度を減らすことができます。
• クラウドFAXサービス: クラウドベースでFAXを送受信するシステムは、企業のDX化を進めるうえで非常に有効です。これにより、物理的なFAX機が不要となり、インターネットを通じてどこからでもFAXを送受信することができます。

2.2 電子署名と認証技術

FAXの多くは契約書類や確認書類を送信するために使用されますが、これをデジタル化するためには、電子署名や認証技術が必要です。電子署名は、契約の法的効力を保証するために不可欠です。電子契約システムを活用すれば、物理的な署名を不要にし、セキュリティを確保しつつスムーズに契約を結ぶことができます。

• 電子署名システム: 署名に関しては、法的に認められた電子署名技術を使用することで、FAXでの紙文書に代わるデジタル文書が作成可能になります。DocuSignやAdobe Signなどのサービスは、この分野で広く利用されています。
• 二要素認証: セキュリティを高めるためには、電子契約システムや文書の送受信時に二要素認証（2FA）を導入し、本人確認を厳密に行うことが重要です。

2.3 文書管理とワークフローシステム

FAXをデジタル化した後、その文書を管理し、関係者がスムーズに業務を進められるようにするためには、文書管理システム（DMS）とワークフロー管理システムが必要です。これらのシステムは、文書の保存、検索、共有、承認のフローを効率的に管理します。

• 文書管理システム（DMS）: 電子文書として保存された情報を効率よく管理し、必要なときにすぐに取り出せるようにします。さらに、文書のバージョン管理やアクセス権限を設定することにより、情報の漏洩リスクを低減させることができます。
• ワークフロー管理システム: 受信した文書がどのように処理されるべきかを自動化するワークフローシステムは、業務を効率化します。これにより、FAX文書の受信から承認、処理までをスムーズに進めることができます。

2.4 セキュリティとコンプライアンスの強化

FAXが重要視される業界においては、情報漏洩を防ぐために強固なセキュリティ対策が求められます。暗号化技術やコンプライアンス遵守ツールを活用することが、DX化を進めるうえで不可欠です。

• 暗号化技術: 送受信される情報を暗号化することで、データが外部に

漏洩するリスクを低減します。これにより、FAXのようなアナログな手段をデジタル化しても、セキュリティが保たれます。

• コンプライアンスツール: 業界ごとの規制に対応したコンプライアンスツールを導入することで、デジタル化における法的要件を満たし、安全に運用することができます。

3. まとめ

FAXがなくならない業界におけるDX化は、単にFAXを廃止することではなく、その文化や慣習に対応しつつ、業務の効率化やセキュリティ強化を図ることが重要です。FAXのデジタル化、電子署名、文書管理、ワークフロー管理システムを駆使することで、業界特有のニーズに応えつつ、効率的で安全な業務運営が可能になります。これにより、FAXに依存しながらもデジタル化が進み、業界全体の生産性向上が期待できます。